Как перенести записи в DIKIDI, если мастер заболел

Откройте журнал DIKIDI и проверьте записи мастера на дни отсутствия. Затем закройте это время для новых бронирований, подберите замену и согласуйте изменения с каждым клиентом. Переносите визит только после подтверждения: свободное окно у другого сотрудника ещё не означает, что клиент готов к нему прийти. Ниже — порядок действий администратора: как разобрать расписание, сохранить договорённости и проверить напоминания. Он подойдёт небольшой студии и салону, где записи ведут несколько администраторов.

Что проверить в расписании до переноса записей?

Сначала уточните у мастера, какие рабочие дни нужно освободить. Если дата возвращения пока неизвестна, договоритесь, когда снова проверите ситуацию. Не переносите весь будущий график на основании предположения, что сотрудник будет отсутствовать долго.

В DIKIDI есть журнал записи, график работы мастеров и клиентская база — с них и начинается разбор визитов (источник: «DIKIDI — функционал CRM-системы для салона красоты», Nails Magazine). Откройте нужные дни и посмотрите, какие записи требуют решения в первую очередь.

• Ближайшие визиты: кто уже собирается в салон и кому нужно сообщить об изменениях первым.
• Услуги: кто из доступных мастеров выполняет ту же процедуру.
• Длительность: хватит ли свободного времени на всю услугу, включая подготовку рабочего места.
• Ограничения клиента: конкретный мастер, удобный день или необходимость закончить к определённому времени.

Отдельно проверьте доступность заболевшего сотрудника для новой онлайн-записи. Задача — закрыть период отсутствия и убедиться, что клиент больше не видит эти часы свободными. Способ изменения графика уточните в текущем интерфейсе или базе знаний DIKIDI: названия кнопок здесь не заменят проверку результата.

После изменения откройте клиентскую форму записи и попробуйте выбрать этого мастера на закрытое время. Если окно осталось доступным, сначала разберитесь с графиком и правилами онлайн-записи в DIKIDI, затем продолжайте переносы.

Как подобрать замену и согласовать её с клиентом?

Проверьте у другого мастера и свободное время, и возможность выполнить конкретную услугу. Одинаковые названия процедур не всегда означают одинаковую длительность или состав работы. Для сложной услуги сначала уточните детали у сотрудника, которому хотите передать запись.

Предложите клиенту понятный выбор: сохранить время с другим мастером либо выбрать другую дату. Если замены нет, скажите об этом сразу. Не обещайте прежнюю цену или тот же результат процедуры, пока не проверили условия.

Сообщение можно построить так: «Ваш мастер заболел и не сможет принять вас в назначенное время. Можем предложить другого мастера на эту услугу или подобрать новую дату. Какой вариант вам подходит?» Если меняются стоимость, длительность или состав услуги, сообщите об этом до подтверждения.

Молчание клиента не считайте согласием. Пока ответа нет, отделяйте визиты, по которым ждёте решения, от тех, где новое время уже согласовано. Для этого используйте доступные рабочие отметки или комментарии, но сначала договоритесь с коллегами об одинаковых формулировках: например, «ждём ответ» и «перенос подтверждён».

Если клиент выбирает другого мастера, повторите ему дату, время и услугу одним сообщением. Так проще заметить расхождение до изменения записи: клиент мог согласиться на замену сотрудника, но не на другой день.

В каком порядке менять записи в DIKIDI?

Разбирайте по одному визиту: согласовали, изменили, проверили. Если сначала перенести весь день, а потом связываться с клиентами, в журнале окажутся договорённости, которых ещё нет. При нескольких администраторах назначьте одного ответственного за каждый визит, чтобы клиент не получил разные предложения.

1. Откройте исходную запись и сверьте клиента, услугу и время визита.
2. Зафиксируйте согласованный вариант: нового мастера, дату и время.
3. Внесите изменения в запись и проверьте, что сохранили нужную услугу и её длительность.
4. Убедитесь, что в журнале нет лишнего активного визита на прежнее время.
5. Отправьте клиенту итоговое подтверждение с актуальными деталями.

Если для вашей ситуации приходится создавать отдельную запись, сначала проверьте, как завершить работу со старой, чтобы она не оставалась действующей. Не удаляйте исходный визит до сверки условий: иначе администратору придётся восстанавливать детали по переписке.

В базе знаний DIKIDI описан повтор записи: для клиента, который уже посещал услуги, можно выбрать прежнюю услугу (источник: «Гибкий способ создать запись в DIKIDI», база знаний DIKIDI). Это способ быстрее заполнить данные, но сам по себе повтор не решает судьбу исходного визита. Проверьте обе записи.

Если услуга у другого мастера отличается, не подменяйте её похожим названием без согласования. Разницу лучше видеть уже в каталоге: какие работы входят в процедуру и сколько времени на неё нужно. Для такой проверки пригодится разбор, как назвать и описать услуги в DIKIDI для онлайн-записи.

Как проверить напоминания после переноса?

После изменения визита проверьте, какие сведения получит клиент и когда сработает следующее напоминание. Не рассчитывайте, что система сама объяснит причину замены мастера. Личное сообщение администратора и автоматическое напоминание решают разные задачи.

В справке DIKIDI описано контрольное напоминание с основной информацией о записи и выбором времени отправки, в том числе за час, за три часа или за день (источник: «Как гарантировать, что клиент придёт по записи», база знаний DIKIDI). Эти варианты не подтверждают, что все уведомления в вашем проекте уже настроены нужным образом.

Сверьте в актуальном визите дату, время, мастера и услугу. Затем проверьте доступные настройки уведомлений и убедитесь, что старая активная запись не вызовет отдельное напоминание. Если клиент уже получил сообщение с прежними деталями, отправьте уточнение вручную.

При переносе на ближайшее время клиенту особенно нужна короткая итоговая договорённость: когда прийти и кто его примет. Если посетитель сам меняет запись, заранее разберите, как ограничить отмену и перенос онлайн-записи в DIKIDI. Ограничения самостоятельных действий клиента и перенос по инициативе салона требуют разных рабочих сценариев.

Типичные ошибки при переносе записей

• Перенести визит до ответа клиента. Исправление: сначала получить согласие на конкретного мастера и время, затем менять запись.
• Оставить заболевшего мастера доступным для онлайн-записи. Исправление: закрыть период отсутствия и проверить его через клиентскую форму.
• Создать новый визит и забыть о старом. Исправление: после переноса найти обе записи и оставить актуальный вариант без лишнего активного дубля.
• Поставить услугу в окно, которого хватает только по названию. Исправление: уточнить фактическую длительность у мастера, который принимает клиента.
• Передать смену словами «там осталось несколько переносов». Исправление: отметить, по каким визитам ждут ответа и кто продолжит общение.

К концу разбора у каждого визита должно быть понятное состояние: клиент подтвердил замену, выбрал другую дату, отказался или пока не ответил. Последнюю группу передайте следующему администратору отдельно. Согласуйте также, когда он снова свяжется с этими клиентами.

Если при каждом отсутствии мастера сотрудники заново решают, кто меняет график и кто пишет клиентам, закрепите порядок в короткой инструкции. Для её подготовки нужны настройки рабочего расписания, правила отметок и обучение на одном учебном сценарии. Именно такие задачи имеет смысл включать в настройку CRM под ключ и обучение персонала: с проверкой закрытых часов, переноса и уведомлений.

Сейчас откройте ближайшую запись заболевшего мастера и проверьте, есть ли подтверждение клиента на изменение визита. Это действие займёт меньше двух минут.