В DIKIDI правила онлайн-записи настраивают через расписание сотрудников, перечень услуг и их длительность. Такой порядок помогает закрыть запись к конкретному мастеру, убрать услуги, которые он не выполняет, учесть перерывы и оставить клиенту только реальные свободные интервалы. В статье разберём рабочую последовательность настройки, проверку календаря и ошибки, из-за которых посетители видят неподходящее время.
Как разделить доступность мастеров и услуг?
Сначала составьте простую таблицу соответствий: кто работает в салоне, какие услуги выполняет каждый мастер и в какие часы принимает. Это основа онлайн-записи. Если начать с публикации ссылки для клиентов, а потом менять услуги и расписание, в календаре быстро появятся лишние варианты.
Для каждого сотрудника проверьте четыре параметра:
- рабочие дни;
- начало и конец смены;
- перерывы внутри смены;
- услуги, доступные для онлайн-записи.
Затем откройте карточки услуг и сверьте их с расписанием. Например, мастер может работать пять дней в неделю, но выполнять окрашивание только в те дни, когда в кабинете есть нужное оборудование. В таком случае ограничение лучше задать на уровне услуги и расписания, а не объяснять клиенту это в комментарии к записи.
Если услуга требует участия двух специалистов или нескольких последовательных этапов, проверьте, как DIKIDI рассчитывает занятость в вашем сценарии. В календаре должен блокироваться весь необходимый промежуток, иначе между двумя записями появится интервал, который выглядит свободным, хотя принять клиента уже нельзя.
Онлайн-запись связана с электронным журналом, расписанием сотрудников и клиентской базой DIKIDI Business. В описании сервиса также указано управление сотрудниками, доходами, расходами и складом (DIKIDI Business). Для настройки записи это означает простой принцип: сначала описывают ресурсы салона, потом открывают их клиентам.
Как настроить длительность услуг и интервалы между записями?
Длительность услуги должна включать весь занятый рабочий отрезок. Если стрижка занимает 60 минут, в карточке указывают час. Если после процедуры нужен обязательный технический интервал, его учитывают отдельно в логике расписания или добавляют к продолжительности, если такая настройка доступна в вашем тарифе и интерфейсе.
Не стоит ставить одинаковую длительность для всех вариантов одной услуги. У одного мастера укладка может занимать меньше времени, чем у другого, а сложное окрашивание зависит от длины волос и объёма работы. Если система позволяет задать индивидуальную продолжительность, используйте её. Если нет, берите интервал, который реально выдерживает салон без постоянных задержек.
| Ситуация | Что проверить в DIKIDI | Какой результат нужен |
|---|---|---|
| Услуга доступна нескольким мастерам | Связь услуги с каждым сотрудником и длительность у каждого | Клиент видит только подходящих исполнителей |
| Услугу выполняет один мастер | Доступность услуги в карточке этого сотрудника | Запись не появляется у остальных мастеров |
| После процедуры нужен перерыв | Продолжительность услуги и блокировку следующего интервала | Система не предлагает запись вплотную к занятости |
| Мастер принимает в разные смены | Расписание по дням недели и отдельные изменения | Клиент выбирает время только внутри актуальной смены |
Проверьте также шаг сетки времени. Если записи начинаются только с определённым интервалом, он должен соответствовать реальной работе салона. Сетка в 30 минут подойдёт для услуг, которые начинаются в начале и середине часа. Для процедур с другой длительностью нужно убедиться, что свободные окна не дробятся так, что клиент не может выбрать подходящий слот.
Как учесть перерывы, смены и разовую недоступность?
Регулярный перерыв вносите в повторяющееся расписание мастера. Это подходит для обеда, времени на уборку рабочего места или обязательной подготовки кабинета. Разовую недоступность задавайте отдельным изменением на конкретную дату: например, когда мастер уезжает на обучение или салон работает по сокращённому графику.
После каждого изменения откройте календарь глазами клиента. Выберите нужную услугу, мастера и дату, затем проверьте, исчез ли закрытый период. Администратор может видеть внутренние записи и технические блоки, а клиенту отображается только доступное время, поэтому проверка в клиентском сценарии обязательна.
Для сотрудников с плавающими сменами не копируйте расписание на месяц вручную без проверки. Сначала задайте базовый график, затем внесите исключения. Так легче найти причину, если в один из дней DIKIDI показывает запись вне смены или, наоборот, скрывает свободное время.
Полезно разделять три причины недоступности:
- мастер не работает в этот день;
- мастер работает, но занят другой записью;
- мастер работает, однако конкретная услуга ему недоступна.
Эти случаи требуют разных настроек. Закрывать весь день из-за одной услуги не стоит: клиент потеряет возможность выбрать другие процедуры. И наоборот, снятие ограничения с услуги откроет запись к мастеру, который не готов её выполнять.
Как проверить правила записи до публикации?
Проверку удобно проводить по короткому сценарию. Для каждого мастера выберите одну стандартную услугу, одну услугу с ограничением и дату с перерывом. После этого повторите проверку с позиции клиента, без доступа администратора.
- Выберите сотрудника и убедитесь, что в списке есть только его услуги.
- Откройте дату выходного и проверьте, что свободные слоты не показываются.
- Выберите рабочий день с перерывом и проверьте границы закрытого времени.
- Поставьте тестовую запись и посмотрите, исчез ли занятый интервал.
- Проверьте следующий слот после длинной услуги.
- Отмените тестовую запись и убедитесь, что календарь вернулся в исходное состояние.
Отдельно проверьте мобильный экран. Большая часть клиентов открывает форму с телефона, и длинные названия услуг могут обрезаться. Названия лучше делать конкретными: клиент должен отличать экспресс-услугу от полной процедуры ещё до выбора времени.
Если онлайн-запись размещена на сайте, проверьте не только сам календарь DIKIDI, но и путь до него: кнопку, форму, страницу подтверждения и уведомление после отправки. Для сайта на Tilda можно изучить отдельный сценарий настройки календаря записи через DIKIDI. Там важно сопоставить внешний блок записи с актуальными услугами и расписанием в системе.
Какие ограничения нужно учитывать при настройке?
Набор доступных функций зависит от текущей версии сервиса и подключённого тарифа, поэтому названия разделов и отдельные параметры в интерфейсе могут отличаться. Перед массовым изменением расписания сохраните список текущих правил в рабочем документе: сотрудник, услуга, длительность, рабочие дни и исключения.
Не смешивайте настройки CRM с внутренними договорённостями салона. Если администратор знает, что новичку нельзя отдавать сложное окрашивание, это правило должно быть отражено в доступности услуги. Устная инструкция быстро теряется при смене сотрудника или передаче работы другому администратору.
Для салона без постоянного администратора особенно важна понятная форма записи. Клиент должен сам выбрать услугу, подходящего мастера и доступное время. О том, как организовать записи без администратора, можно прочитать в материале об онлайн-записи салона красоты в Минске. Настройки расписания в этом случае нужно проверять чаще, потому что клиент сразу сталкивается с каждой ошибкой в календаре.
Типичные ошибки при настройке онлайн-записи
- Одинаковая длительность для всех мастеров. Календарь показывает слоты, которые не соответствуют реальному времени работы.
- Услуга включена для всех сотрудников. Клиент записывается к мастеру, который не оказывает эту процедуру.
- Перерыв внесён только в заметки. Система продолжает считать этот период свободным.
- Выходной изменён в одном месте. В базовом графике дата остаётся рабочей, поэтому запись снова открывается.
- Календарь проверили только из кабинета администратора. В клиентской форме отображаются другие варианты.
- После теста оставили служебную запись. Реальный слот остаётся закрытым для посетителей.
Если салон меняет графики часто, настройте единый порядок работы: кто меняет расписание, где фиксируют исключения и когда проверяют клиентскую форму. При большом числе мастеров полезно отдельно проверить отчёты и загрузку сотрудников, чтобы настройки записи совпадали с фактическими визитами. В DIKIDI Business есть журнал записей и история посещений, а также инструменты работы с сотрудниками и финансами (App Store, описание приложения DIKIDI Business).
3 шага, которые можно сделать на этой неделе:
- Составьте список услуг по каждому мастеру и сверяйте его с карточками в DIKIDI.
- Проверьте длительность процедур, перерывы и разовые исключения в расписании.
- Пройдите путь клиента с телефона и исправьте каждый лишний или пропущенный слот.
