Отмена записи с предоплатой в DIKIDI: что передать бухгалтеру?

После отмены записи с предоплатой бухгалтеру нужна цепочка из трёх событий: клиент оплатил запись, запись отменили, деньги вернули или договорились зачесть в счёт другого визита. Начните с поиска записи в DIKIDI и подтверждения первоначального платежа. Затем сохраните причину отмены и документ о возврате, если он уже прошёл. Ниже — порядок для салона в Беларуси: какие сведения собрать, как разобраться с частичным возвратом и что проверить перед учётом на УСН.

Дата публикации: 08.11.2026.

Что видно в DIKIDI и чего там может не хватить?

В DIKIDI запись отображается в журнале с пометкой о внесённой предоплате. При онлайн-записи оплата добавляет отдельный этап в форму записи (источник: база знаний DIKIDI). Это хорошая отправная точка для поиска операции: администратор видит, к какой услуге относилась предоплата. Но одной пометки бухгалтеру мало, чтобы установить сумму фактического возврата и сопоставить её с поступлением денег.

Откройте отменённую запись и проверьте имя клиента, услугу, дату визита, сумму предоплаты и сведения об отмене, которые доступны в карточке. Если какого-то поля в вашем порядке работы нет, запишите сведения в карточке заказа или отдельном реестре. Затем найдите подтверждение самой оплаты: выписку, отчёт по платежам или другой документ, по которому бухгалтер сможет отыскать поступление. Пометка в журнале помогает найти запись; подтверждение платежа помогает сверить деньги.

Не смешивайте отмену записи с возвратом оплаты. Администратор мог освободить время мастера, а платеж ещё оставаться в работе. В таком случае так и укажите в реестре: «запись отменена, решение по предоплате ожидается». Бухгалтеру не придётся угадывать, почему отменённый визит пока не сопровождается исходящим платежом.

Какие сведения собрать до возврата предоплаты?

Начните с причины отмены и условий, которые клиент видел при записи. DIKIDI рекомендует заранее рассказывать клиенту об условиях возврата и невозврата предоплаты (источник: база знаний DIKIDI). Сохраните версию условий, которая относилась именно к этой записи, и переписку или заявление клиента, если через них согласовали решение. Условия помогают разобраться в договорённости, но сами по себе не подтверждают, что деньги уже перечислили обратно.

Для бухгалтера подготовьте одну карточку операции. В ней укажите клиента и запись, дату и сумму оплаты, причину отмены, принятое решение по предоплате, сумму к возврату и дату фактического возврата. Рядом храните подтверждение первоначального платежа и документ, который подтверждает возврат. Если возврат ещё не прошёл, оставьте дату пустой и обозначьте ответственного: так планируемую выплату не примут за завершённую.

Полезна короткая пометка о том, кто отменил визит: клиент или салон. Например, мастер заболел, администратор предложил другое время, а клиент отказался от переноса. Сохраните и предложение, и итоговое решение. Если визит перенесли, пригодится отдельный порядок переноса записей в DIKIDI при болезни мастера: бухгалтеру проще понять, осталась ли предоплата за будущей услугой.

Если клиент оплачивал несколько записей одним платежом, напишите, какая часть относится к отменённому визиту. Если предоплату вносили частями, перечислите платежи отдельно. Иначе в выписке бухгалтер увидит сумму, которая не совпадает с суммой возврата, и потратит время на поиск разницы.

Как действовать при полном возврате, частичном возврате и переносе?

При полном возврате свяжите исходящий платеж с конкретной записью и первоначальной оплатой. Проверьте сумму и плательщика перед перечислением. После операции сохраните подтверждение возврата рядом с документом о поступлении денег. В назначении платежа или внутренней пометке укажите заказ либо другое обозначение, по которому бухгалтер найдёт пару платежей.

При частичном возврате добавьте расчёт остатка. Например, клиент оплатил запись, затем стороны согласовали вернуть лишь часть предоплаты. Бухгалтеру нужны исходная сумма, сумма возврата и пояснение, что стало с остатком по условиям записи. Без этого выписка покажет движение денег, но не объяснит, почему часть суммы осталась у салона.

При переносе зафиксируйте новую запись и связь со старой. Проверьте, переносится ли предоплата целиком или клиент доплачивает за другую услугу. Если клиент позже отменит и новый визит, цепочку всё равно нужно восстановить от первоначального платежа. Для администратора полезно заранее определить порядок действий при отменах и переносах; отдельно об этом — ограничение отмены и переноса онлайн-записи в DIKIDI.

Если салон предложил зачесть деньги в счёт будущего визита, не отмечайте их как возвращённые клиенту. Запишите, кто согласовал зачёт и с какой новой записью связали оплату. Бухгалтер проверит остаток предоплаты без поиска несуществующего исходящего платежа.

Как передать отмену записи в учёт на УСН?

Передайте бухгалтеру комплект по операции целиком: сведения о записи, первоначальную оплату, основание отмены и результат — возврат, частичный возврат или перенос. Следующий вопрос уже относится к налоговому учёту: отражал ли салон поступившую сумму как доход и в каком периоде. От этого зависит, какие записи бухгалтеру предстоит проверить в КУДиР и расчёте налога. По одной только дате отмены такой вывод делать рано.

Если деньги поступили в одном периоде, а клиенту их вернули в другом, выделите обе даты. Бухгалтер сопоставит документы с записью о поступлении и определит, нужна ли корректировка учёта. Для более широкого разбора этой части можно открыть статью на usnka.by; конкретную запись в КУДиР следует проверять по документам салона и применимому для него порядку учёта.

Для салона с несколькими администраторами лучше закрепить одно место передачи сведений бухгалтеру: карточку операции или общий реестр. Достаточно, чтобы каждый сотрудник одинаково указывал связь с записью и прикладывал платежные документы. Такая задача естественно входит в настройку CRM и обучение персонала: сотрудник собирает данные при отмене, а бухгалтер получает понятную историю операции без переписки о том, какой платёж искать.

Какие ошибки чаще мешают сверить возврат?

• Запись отменили в DIKIDI, но не отметили, приняли ли решение о судьбе предоплаты. Исправление: укажите статус возврата или переноса отдельно от статуса визита.
• Сохранили подтверждение возврата, но потеряли первоначальный платёж. Исправление: прикрепите оба документа к одной записи или строке реестра.
• Вернули часть суммы без расчёта остатка. Исправление: запишите исходную сумму, возврат и договорённость по оставшейся части.
• Перенесли визит, а связь между старой и новой записью не сохранили. Исправление: добавьте обозначение обеих записей в карточку операции.
• Передали бухгалтеру дату отмены как дату возврата. Исправление: сверьте фактическое движение денег с платежным документом.

Откройте одну отменённую запись с предоплатой и проверьте, указано ли рядом с ней, что произошло с деньгами.