Как ограничить отмену и перенос онлайн-записи в DIKIDI

Откройте раздел «Правила бронирования» в DIKIDI и задайте срок, после которого клиент не сможет самостоятельно отменить или перенести онлайн-запись. Затем проверьте результат со стороны клиента и объясните администратору, как принимать поздние обращения. В статье разберём, как выбрать ограничение под расписание салона, предупредить посетителей и проверить настройки. Главное — разделить запрет на самостоятельное изменение записи и возможность связаться с салоном: клиенту нужен понятный способ сообщить, что он не придёт.

Как выбрать срок ограничения отмены и переноса?

Начните с расписания: посмотрите, какие свободные окна администратор успевает предложить другим клиентам, а какие остаются пустыми. Для короткой услуги и продолжительной процедуры последствия отмены различаются. Ориентир для настройки — время, которое салону нужно, чтобы найти другого посетителя и подготовить мастера.

В DIKIDI предусмотрены ограничения на перенос и отмену записи в разделе «Правила бронирования». Сервис также позволяет закрыть самостоятельную отмену за несколько часов или дней до визита. Это описание возможностей, а конкретный срок салон выбирает под свою работу (DIKIDI, «7 вопросов про онлайн-запись в DIKIDI»; «Секреты настройки онлайн-записи»).

Перед настройкой ответьте на вопросы:

• Сколько времени администратору нужно, чтобы предложить свободное окно другому клиенту?
• Какие услуги требуют подготовки до прихода посетителя?
• Кто принимает сообщения об отмене, когда администратор занят или салон закрыт?
• Как клиент свяжется с салоном после того, как самостоятельное изменение записи станет недоступным?

Не связывайте срок только с желанием сократить отмены. Если посетитель уже понял, что не придёт, салону полезно узнать об этом даже после закрытия самостоятельной отмены. Укажите рабочий канал связи и договоритесь, кто проверяет сообщения перед началом смены.

Как настроить правила бронирования в DIKIDI?

Откройте «Правила бронирования» и найдите ограничения на отмену и перенос. Проверяйте оба действия отдельно: если вы изменили правило отмены, это ещё не подтверждает, что перенос работает так, как вы задумали. Названия полей и расположение настроек уточняйте в своей версии интерфейса.

1. Выберите срок, после которого клиенту будет недоступна самостоятельная отмена записи.
2. Проверьте настройку переноса и задайте нужное ограничение для этого действия.
3. Сохраните изменения доступным в интерфейсе способом.
4. Добавьте предупреждение с правилами и способом связи с администратором.
5. Откройте клиентскую страницу записи и проверьте, что предупреждение видно.

В DIKIDI можно добавить текст предупреждения, который увидит каждый клиент при записи. Используйте его для короткого объяснения: до какого момента посетитель меняет запись самостоятельно и куда обращается позже (DIKIDI, «7 вопросов про онлайн-запись в DIKIDI»).

Шаблон для редактирования: «Самостоятельно отменить или перенести запись можно до [срок до визита]. Если до начала осталось меньше времени, свяжитесь с администратором через [канал связи]». Замените текст в квадратных скобках своими условиями. Формулировка должна совпадать с настройками, иначе клиент получит разные инструкции на экране и от администратора.

Если одновременно меняете другие параметры, сверяйтесь с инструкцией по настройке правил онлайн-записи в DIKIDI. Проверяйте каждое изменение отдельно: так проще найти причину, если клиентская страница ведёт себя не так, как ожидалось.

Как проверить ограничения со стороны клиента?

После сохранения настроек пройдите путь посетителя через страницу онлайн-записи. Просмотра раздела настроек недостаточно: нужно увидеть доступные клиенту действия и текст предупреждения. Для проверки используйте согласованную тестовую запись, чтобы администратор не принял её за настоящий визит.

1. Проверьте запись, до которой ещё не наступило ограничение: доступны ли отмена и перенос.
2. Проверьте запись, для которой срок самостоятельных изменений уже истёк: соответствует ли результат вашему правилу.
3. Прочитайте предупреждение на клиентской странице и убедитесь, что способ связи понятен.
4. После проверки уберите тестовую запись из рабочего расписания.

Если отмена закрыта, а перенос остаётся доступным, вернитесь к настройкам переноса. Если клиент видит прежний текст, проверьте, сохранили ли вы предупреждение, и заново откройте страницу записи. Причину ищите в конкретном действии, которое не совпало с вашим сценарием.

Проверку завершайте только после того, как администратор увидит тот же результат со стороны клиента. Зафиксируйте в рабочей инструкции срок ограничения и текст предупреждения. При следующем изменении правил сотрудникам будет с чем свериться.

Что делать администратору после закрытия самостоятельной отмены?

Ограничение в интерфейсе не гарантирует, что человек придёт. Клиент может заболеть, задержаться или написать в последний момент. Задача администратора — принять сообщение, уточнить намерение посетителя и привести расписание в соответствие с договорённостью.

Разделите два сценария. При отмене клиент отказывается от визита. При переносе он хочет сохранить услугу, но выбрать другое время. Уточните это до изменения записи: сообщение «сегодня не успеваю» ещё не означает согласие на любой другой день.

• Если клиент отменяет визит, обработайте отмену по рабочему порядку салона и сообщите мастеру об изменении.
• Если клиент просит перенос, сначала согласуйте новое время, затем измените запись и подтвердите договорённость.
• Если клиент лишь предупреждает о задержке, уточните возможность принять его у мастера.
• Если сообщения нет, но визит вызывает сомнения, используйте принятый в салоне порядок подтверждения.

Запрос подтверждения визита — отдельный инструмент. В DIKIDI можно включить такой запрос и выбрать время отправки; клиент получает ссылку, по которой сообщает, что собирается прийти. Это не заменяет ограничение отмены и не гарантирует явку (DIKIDI, «Как гарантировать, что клиент придет по записи»).

При настройке CRM под ключ полезно сразу включить этот сценарий в обучение персонала: кто отвечает клиенту, кто меняет запись и кто предупреждает мастера. Для последующего анализа расписания также договоритесь, как сотрудники фиксируют причину изменения. Иначе руководителю будет трудно отличить просьбу клиента от исправления ошибки администратора.

Типичные ошибки при ограничении отмены и переноса

• Закрыть отмену и не проверить перенос. Пройдите оба сценария через клиентскую страницу после сохранения правил.
• Написать «отмена запрещена» без пояснений. Укажите срок самостоятельных изменений и канал связи для позднего обращения.
• Выбрать срок без проверки расписания. Сопоставьте его со временем, за которое администратор успевает найти замену.
• Считать сообщение о переносе новой договорённостью. Сначала согласуйте время с клиентом и только затем меняйте запись.
• Принять запрет отмены за подтверждение явки. Проверяйте готовность клиента прийти по отдельному рабочему сценарию.

Рабочее правило должно совпадать в настройках DIKIDI, предупреждении для клиента и инструкции администратора. Начните с одного действия на минуту: откройте «Правила бронирования» и проверьте, какие ограничения сейчас установлены для отмены и переноса.