Как настроить лист ожидания в DIKIDI, чтобы закрывать отмены без накладок

Лист ожидания в DIKIDI помогает предложить освободившееся время клиенту, которому подходит эта услуга и мастер. Чтобы заполнить отмену без путаницы, записывайте для каждого человека услугу, желаемого специалиста и подходящие интервалы, а перед подтверждением проверяйте календарь. Ниже — рабочий порядок: как собрать список, связать его с отменами и избежать двойной записи. Его можно адаптировать под небольшой кабинет или салон с несколькими мастерами.

Какие данные записывать в лист ожидания?

Добавляйте в список только тех клиентов, которые согласны прийти раньше своей текущей записи или готовы занять свободное окно. Уточните, какая услуга им нужна, кто должен её выполнить и в какие дни или часы им удобно прийти. Если важны длительность процедуры или конкретное время, отметьте это отдельно.

Запись в листе ожидания должна помочь быстро понять, подходит ли человеку отменившееся окно. Для этого фиксируйте сведения в едином формате: например, «услуга — мастер — доступные дни — предпочтительное время». Если клиент готов прийти только к определённому специалисту, не предлагайте ему запись к другому без согласования.

Порядок ведения списка согласуйте с сотрудниками, которые принимают обращения. При работе в DIKIDI проверяйте календарь перед предложением свободного времени: записи и занятость специалистов отображаются в календаре сервиса (справка DIKIDI о выборе тарифа). Так можно сверить окно с расписанием, прежде чем обещать его клиенту.

Как связать отмену с подходящим клиентом?

Когда клиент отменяет визит, сначала освободите время в расписании и проверьте, что окно действительно доступно. Затем сравните его со списком ожидания: подходит ли услуга, мастер и время. Не отправляйте одно и то же предложение нескольким людям одновременно, если сотрудники не договорились, кто именно отвечает за подтверждение.

Свяжитесь с первым подходящим клиентом и укажите конкретные дату, время, услугу и мастера. Попросите подтвердить запись до согласованного срока. Если ответа нет, переходите к следующему человеку и пометьте, что прежнее предложение уже неактуально. Такой порядок снижает риск, что два сотрудника параллельно предложат одно окно разным клиентам.

После согласия клиента внесите запись в календарь сразу, а не после завершения переписки. Затем убедитесь, что свободное время больше не отображается как доступное для других записей. Для записи и списка ожидания полезно использовать один согласованный рабочий процесс; подробнее о нём — в материале как настроить лист ожидания в DIKIDI и заполнить отмены.

Как не допустить двойной записи?

Назначьте одного ответственного за обработку отмен в течение смены. Если обращение принимает администратор, он же связывается с клиентами из списка и отмечает результат. Когда сотрудники работают в разных сменах, передавайте им актуальный статус: кому уже предложили окно, кто ответил и кто ждёт подтверждения.

Используйте простой статус для каждой заявки: «ждёт предложения», «предложили время», «подтвердил», «не подходит», «не ответил». Если отдельное поле или статус в вашей настройке DIKIDI не предусмотрены, ведите отметки в доступном рабочем инструменте, который видят ответственные сотрудники. Не храните параллельные списки в личных заметках нескольких человек.

Напоминания о записи в DIKIDI можно включать через выбранный календарь; это описано в справке сервиса. Но напоминание о подтверждённом визите и предложение освободившегося окна — разные задачи. Проверяйте, что клиент согласился на новое время и что сама запись внесена в расписание.

Какие ошибки мешают заполнять отмены?

• В списке нет услуги или имени мастера, поэтому сотруднику приходится уточнять детали перед каждым предложением.
• Не записаны подходящие дни и время, и клиент получает неподходящие варианты.
• Одно свободное окно одновременно предлагают нескольким людям без правила очерёдности.
• После согласия клиента запись не сразу вносят в календарь, поэтому другой сотрудник видит окно свободным.
• Сотрудники не обновляют статусы, и клиенту повторно предлагают уже занятое время.

Раз в рабочую неделю просмотрите заявки со статусом ожидания и уточните, актуальны ли для клиентов услуга и предпочтения по времени. Удаляйте или обновляйте записи, если человек уже записался на другое время либо больше не ждёт отмену. Список останется полезным, если в нём будут только заявки, по которым действительно можно связаться с клиентом.

Начните с малого: внесите в лист ожидания несколько актуальных заявок, назначьте сотрудника, который обрабатывает отмены, и проверьте процесс на ближайшем освободившемся окне. После подтверждения сразу добавьте визит в календарь DIKIDI и обновите статус заявки.