Как вести лист ожидания в DIKIDI и закрывать отмены

Лист ожидания помогает салону предложить клиенту освободившееся время без скидок и массовых сообщений. В DIKIDI для этого нужно собрать заявки с подходящими услугой, специалистом и временем, а затем быстро сверить их с отменённой записью. Ниже — порядок работы: какие данные записать, как выбрать подходящего клиента и что проверить перед подтверждением. Такой процесс особенно полезен, если администратор ведёт расписание нескольких специалистов.

Что записывать в лист ожидания?

Одной фразы «хочу записаться пораньше» недостаточно: по ней трудно понять, кому предлагать внезапно освободившееся окно. Зафиксируйте параметры, которые влияют на подбор записи:

• услугу, на которую хочет попасть клиент;
• подходящего специалиста или согласие на запись к другому мастеру;
• удобные дни и интервалы времени;
• готовность прийти раньше первоначальной записи;
• способ связи и удобное время для ответа.

Уточните, насколько гибко клиент относится к времени. Например, одному подойдёт любое окно в течение дня, а другому — только вечер после работы. Чем точнее заявка, тем меньше переписки при появлении свободного слота.

В DIKIDI проверьте, какие возможности листа ожидания доступны в вашем рабочем пространстве и тарифе. В описании сервиса упоминаются общедоступный список ожидания, отслеживание времени ожидания и статуса заявки, но доступность конкретных функций лучше сверить в настройках аккаунта (Picktech, карточка DIKIDI). Если нужного поля нет, внесите пожелания в заметку к клиенту или используйте согласованный внутри салона список.

Как подобрать клиента на освободившееся время?

Сначала проверьте детали отменённой записи: услугу, длительность, специалиста и время начала. Затем отберите заявки, которые подходят по этим условиям. Если освободился короткий промежуток, не предлагайте его клиенту, которому нужна более длительная процедура.

Для понятного порядка заведите правила до первой отмены. Например, можно сначала связываться с теми, кто согласен на любое время, а при равных условиях учитывать, когда клиент оставил заявку. Другой вариант — предлагать окно всем подходящим клиентам по очереди. Выберите один принцип и объясните его администраторам, чтобы они не меняли порядок от случая к случаю.

Перед предложением проверьте, что клиент всё ещё ждёт запись и услуга ему подходит. Напишите коротко: «Освободилось время на [дата] в [время] у [специалист]. Записать вас?» Укажите срок, в течение которого ждёте ответ, если салону нужно быстро предложить окно следующему человеку. Не обещайте запись, пока клиент не подтвердил время и администратор не проверил календарь.

После ответа обновите статус заявки: клиент записан, отказался или пока не ответил. Если человек не может прийти, переходите к следующему подходящему кандидату. Такой порядок помогает не писать повторно тем, кто уже получил предложение, и не путать ожидание с подтверждённой записью.

Как организовать работу администратора?

Назначьте одного ответственного за актуальность списка на смене. Перед началом работы он проверяет заявки, а после отмены ищет совпадения по услуге, длительности, специалисту и времени. Если расписание ведут несколько сотрудников, договоритесь, кто меняет статус заявки и кто подтверждает запись в календаре.

В DIKIDI можно настраивать рабочее время сотрудников в календаре: выбрать нужные дни, нажать «Настроить» и задать часы работы. Это помогает сверить предложение со сменой специалиста и не назначить клиента на время вне графика (справка DIKIDI «График работы. Настройка рабочего времени»). Для личных событий и рабочих записей также проверьте настройки календаря и напоминаний, если они используются в вашем тарифе (справка DIKIDI «Как правильно выбрать тариф в DIKIDI»).

Если лист ведут вручную, используйте короткий единый формат записи: клиент, услуга, предпочтения по времени, специалист, дата обращения и текущий статус. Не храните несколько версий списка в разных чатах: после отмены администратор может обратиться к устаревшей заявке. Подробный разбор настройки доступен в материале о листе ожидания в DIKIDI и заполнении отмен.

Для небольшого салона достаточно проверять список при каждой отмене и в начале смены. Если заявок много, добавьте отдельную короткую проверку перед закрытием дня: удалите устаревшие пожелания и уточните у клиентов, которые долго не отвечали, сохраняется ли интерес к записи.

Каких ошибок стоит избегать?

• Записывать только имя клиента, не указывая услугу и подходящее время.
• Предлагать окно без проверки длительности процедуры и графика специалиста.
• Считать сообщение о предложении подтверждением записи.
• Обращаться к нескольким клиентам одновременно, не обозначив порядок ответа.
• Оставлять в списке заявки, которые клиент уже отменил или больше не актуальны.

Начните с простого правила: при отмене администратор сверяет параметры окна, связывается с первым подходящим клиентом и меняет статус заявки после ответа. На ближайшей смене проверьте список ожидания и уточните у клиентов услугу, удобное время и готовность прийти раньше.