Как настроить лист ожидания в DIKIDI и заполнить отмены

Лист ожидания в DIKIDI помогает салону быстрее находить клиента на освободившееся время. В статье разберём рабочий сценарий: какие данные собрать, как распределить заявки между мастерами, кому отправлять предложение первым и как закрывать слот после подтверждения. Такой порядок снижает ручную переписку администратора и помогает не оставлять отменённые записи без попытки замены.

Почему отменённый слот стоит сразу отдавать листу ожидания?

Отмена записи оставляет свободным конкретный ресурс: время мастера, рабочее место и услугу. Если ждать нового обращения, окно может остаться пустым до конца дня. Лист ожидания меняет порядок работы: администратор сначала проверяет тех, кто уже просил похожее время, и только потом рассчитывает на случайную запись.

Для салона красоты это особенно заметно при повторных визитах. Клиент обычно возвращается через несколько недель, а в барбершопе стрижка может требоваться раз в 3–4 недели, борода — раз в 1–2 недели. Поэтому в базе уже есть люди, которым подходит конкретная услуга и знаком мастер. Сначала нужно искать замену среди них.

Лист ожидания полезен и клиенту. Человек может не найти свободное время при первой попытке, но оставить пожелание: услуга, специалист, день и допустимый диапазон времени. Администратор получает понятную заявку вместо разрозненных сообщений в мессенджерах.

Какие данные собрать перед добавлением клиента?

Запись в лист ожидания должна отвечать на четыре вопроса: кто ждёт, какую услугу хочет, к какому специалисту готов прийти и в какой момент сможет приехать. Чем точнее эти данные, тем меньше сообщений понадобится для согласования.

• Имя клиента и удобный канал связи.
• Услуга с указанием длительности, если она влияет на подбор окна.
• Предпочтительный мастер или согласие на запись к другому специалисту.
• Подходящий день и временной диапазон.
• Готовность приехать в короткий срок, например в тот же день.
• Ограничения: только утро, только вечер, определённые дни недели.

В DIKIDI эти сведения стоит фиксировать рядом с клиентской карточкой или в предусмотренном для ожидания поле, чтобы администратор видел их при появлении свободного времени. Не записывайте пожелания в личный блокнот: при смене администратора контекст легко теряется.

Если клиент готов прийти к любому мастеру, отметьте это отдельно. Такая заявка закроет больше вариантов. Если человек согласен только на конкретного специалиста, не отправляйте ему предложение автоматически на другое время: сначала уточните условия.

Как распределять свободный слот между клиентами?

После отмены сначала проверьте параметры окна. Нужны дата, время, продолжительность услуги и мастер. Затем отберите из листа ожидания клиентов, которым подходит весь набор условий, а не только день.

1. Сначала свяжитесь с клиентом, который указал именно этот день и мастера.
2. Затем предложите окно тем, кто согласен на другого специалиста или соседнее время.
3. После этого проверьте заявки без строгого ограничения по дате.

Отправляйте предложение одному человеку за раз, если свободных мест мало. В сообщении укажите услугу, мастера, дату, время и срок ответа. Например: «Освободилось время на окрашивание у Анны в четверг в 15:00. Подтвердить запись до 13:30?» Конкретный срок защищает администратора от ситуации, когда клиент отвечает через несколько часов, а слот всё ещё считается занятым.

Если клиент не ответил, зафиксируйте попытку и переходите к следующей заявке. Не удаляйте его из листа ожидания после одного отказа: человек мог быть занят именно в этот день. Лучше изменить предпочтительный диапазон, если клиент его уточнил.

Для салона с несколькими мастерами пригодится единый порядок приоритета. Например, сначала идут заявки на конкретную услугу и конкретного специалиста, затем заявки на услугу без привязки к мастеру. Такой порядок можно описать в короткой инструкции для администраторов, чтобы в одинаковых ситуациях они принимали одно решение.

Как выглядит сценарий работы в DIKIDI?

Настройка начинается с описания услуги и расписания сотрудников. Если длительность услуги указана неверно, система или администратор предложит неподходящее окно. Проверьте продолжительность популярных процедур до запуска листа ожидания.

1. Администратор получает отмену и освобождает время в расписании.
2. Он открывает список клиентов, которые ждут эту услугу или конкретного мастера.
3. Сверяет дату, длительность и пожелания по времени.
4. Отправляет первому подходящему клиенту предложение.
5. После подтверждения создаёт запись в DIKIDI и убирает заявку из активного ожидания.
6. Если клиент отказался или не ответил, переходит к следующему контакту.

После закрытия окна полезно проверить, откуда пришла заявка и сколько времени заняла обработка. Внутренняя аналитика нужна не ради отчёта, а для настройки процесса: если свободные часы чаще появляются утром, администратор заранее готовит список клиентов, которым подходит утренняя запись.

Онлайн-запись дополняет лист ожидания, но не заменяет его. Клиент, который не нашёл подходящий слот, должен иметь понятный способ оставить запрос. О том, как салону принимать записи без постоянного участия администратора, можно прочитать в материале об онлайн-записи салона красоты без администратора.

Как связать лист ожидания с напоминаниями и возвратом клиентов?

Отмена часто происходит из-за того, что клиент забыл о визите или не успел подтвердить планы. Напоминания сокращают число таких ситуаций, а лист ожидания помогает использовать освободившееся время, если отмена всё же произошла.

В рабочем процессе лучше разделить два сообщения. Первое напоминает о предстоящей записи и просит подтвердить визит. Второе отправляют клиенту из листа ожидания, когда появилось свободное время. В них разные задачи, поэтому не стоит объединять их в один шаблон.

Для коммуникаций через SMS и Viber пригодится отдельная инструкция по настройке напоминаний о записи в салоне. Если салон уже использует DIKIDI, проверьте, какие уведомления доступны в текущей конфигурации, и заранее определите, кто отвечает за ответы клиентов.

Лист ожидания также помогает возвращать тех, кто давно не записывался. Например, клиент раньше выбирал определённую услугу, но не посещал салон длительное время. Ему можно предложить подходящее окно, если оно совпадает с прежними предпочтениями. Историю визитов и правила такого контакта удобно разобрать в материале о возврате забытых клиентов через DIKIDI.

Какие ошибки мешают закрывать отмены?

• В листе нет временных ограничений. Запись «хочу в ближайшее время» не помогает подобрать конкретное окно. Уточняйте хотя бы часть дня.
• Администратор предлагает слот сразу нескольким людям. Так появляются двойные подтверждения. Если система не поддерживает безопасное резервирование, отправляйте предложение по очереди.
• Отказ удаляют навсегда. После отказа лучше сохранить заявку и обновить дату или диапазон времени.
• Не учитывают длительность услуги. Окно на час не подходит для процедуры, которая занимает больше времени.
• Не закрывают заявку после новой записи. Клиент продолжает получать предложения и может запутаться.