Что делать салону, если DIKIDI недоступен?

Переведите новые заявки и изменения визитов в единый резервный журнал, назначьте ответственного администратора и сверяйте свободное время перед каждым подтверждением. Если DIKIDI недоступен, такой порядок поможет продолжить приём клиентов без параллельных списков у каждого мастера. Ниже разберём, как подготовить рабочее расписание на случай сбоя, учитывать занятость кабинетов и перенести изменения в CRM после восстановления доступа. Этот сценарий рассчитан на салон, где запись ведут через администратора, и подходит для небольшой команды без собственного технического специалиста.

Как подготовить резервный журнал записей?

Начните с расписания на ближайший рабочий день. В режиме «День» журнал DIKIDI показывает записи всех сотрудников, которые принимают клиентов в эту дату. Это подходная основа для резервного расписания: администратор видит рабочий день целиком, а не собирает его из отдельных сообщений мастеров (источник: DIKIDI, «Как работать с Журналом записей?»).

До начала смены подготовьте бумажную копию расписания или локальный файл, который открывается без интернета. Выберите один рабочий экземпляр. Если сотрудники начнут одновременно править бумажный лист и несколько таблиц, при восстановлении придётся выяснять, какая версия последняя.

В шаблоне нужны следующие поля:

• Дата, время начала и окончания визита.
• Мастер и услуга.
• Обозначение клиента, по которому администратор найдёт нужную запись.
• Кабинет, оборудование или другой общий ресурс.
• Статус записи и примечание об изменении: перенос, отмена, новый визит.

Отдельно обозначьте момент, на который расписание было актуально. После него могли появиться новые записи, поэтому копия сама по себе ещё не подтверждает, что выбранное время свободно. При смене администратора передавайте журнал вместе с перечнем изменений, которые пока не попали в DIKIDI.

Проверять нужно и общие ресурсы салона. В DIKIDI ресурс отображается в веб-журнале при включении соответствующей настройки (источник: DIKIDI, «Как ресурсы спасают от накладок в записи?»). Перенесите эту логику в резервный журнал: свободный мастер ещё не означает свободный кабинет или аппарат.

Как действовать, когда журнал DIKIDI не открывается?

Сначала проверьте доступ с другого устройства и через другое подключение. Это поможет отделить проблему рабочего компьютера или сети салона от более общего сбоя. Не объявляйте, что сервис недоступен всем, если пока не открывается только одна вкладка.

Если работать в CRM по-прежнему нельзя, администратор запускает согласованный сценарий. Держите его рядом с резервным журналом, чтобы сотруднику не пришлось искать инструкцию в том же недоступном облаке.

1. Отметьте в журнале момент перехода на ручную запись.
2. Назначьте одного сотрудника, который подтверждает новые визиты и переносы.
3. Соберите у мастеров сведения об изменениях, которых ещё нет в резервном расписании.
4. Проверьте занятость мастера и ресурса перед подтверждением каждой заявки.
5. Сообщите команде, где теперь смотреть актуальные изменения.

Если свободное окно нельзя проверить, примите пожелание клиента как предварительную заявку. Скажите прямо: «Записали желаемое время. Подтвердим его, когда сверим расписание». Так клиент понимает статус обращения и не воспринимает предварительную договорённость как окончательную запись.

Порядок действий при недоступности облачных инструментов также разобран в статье на ceo.by. Для салона его стоит закрепить конкретным правилом: все изменения проходят через дежурного администратора, даже если клиент написал мастеру напрямую.

Дополнительные уведомления помогают заметить изменения в обычной работе. Например, можно заранее разобраться, как подключить Telegram-бота DIKIDI для контроля записей. Но уведомление нельзя считать полным резервным расписанием: оно не гарантирует доступ ко всему журналу при сбое.

Как принимать клиентов и отмечать расчёты во время сбоя?

По каждому визиту отмечайте фактический результат: клиент пришёл, отменил запись или перенёс посещение. Если мастер изменил услугу либо закончил позже, администратор уточняет время освобождения рабочего места. Следующий визит нужно сверять уже с этим временем.

Представьте обычную ситуацию: мастер свободен, но клиенту нужен кабинет, где ещё идёт процедура. Запись только по колонке мастера создаст накладку. Поэтому администратор проверяет обе позиции и лишь затем обещает клиенту время.

Уведомление о сбое делайте коротким и прикладным: «Сейчас проверяем расписание вручную. Заявку приняли, время визита подтвердит администратор». Не обещайте срок восстановления, если у вас нет подтверждённой информации. Клиенту полезнее знать, состоится ли его визит и кто уточнит детали.

Недоступность CRM и недоступность приёма платежей проверяйте отдельно. Если расчёт проходит через рабочий платёжный инструмент, зафиксируйте в журнале фактическую сумму в BYN и способ оплаты. Если деньги ещё не поступили, оставьте соответствующую отметку. При последующем переносе записи в CRM нельзя превращать обещание оплатить в отметку о полученном платеже.

На передаче смены уходящий администратор показывает коллеге незавершённые вопросы: предварительные заявки, спорные окна и визиты с неясным статусом расчёта. Новый сотрудник продолжает тот же журнал, сохраняя историю исправлений.

Как сверить записи после восстановления DIKIDI?

Когда доступ вернулся, сначала проверьте расписание в сервисе. За время сбоя там могли появиться изменения через доступные клиентам или сотрудникам каналы. Простое добавление всех строк из резервного журнала создаст риск дублей.

Сверку удобнее поручить одному администратору. Пока он переносит изменения, команда продолжает передавать ему заявки по прежнему порядку. Возврат к обычной работе объявляют после сверки, иначе часть новых обращений снова окажется между двумя журналами.

1. Сопоставьте записи в DIKIDI и резервном журнале по дате, времени, мастеру и клиенту.
2. Разберите пересечения по мастерам и общим ресурсам.
3. Внесите отсутствующие визиты и перенесите отмены или изменения времени.
4. Сверьте фактические услуги и суммы расчётов с доступными подтверждениями.
5. Объявите команде, что актуальное расписание снова находится в DIKIDI.

Напротив каждой обработанной строки резервного журнала ставьте отметку о сверке. Для спорной строки оставляйте понятный вопрос: например, «уточнить время у мастера». Не закрывайте её как проверенную до ответа.

После этого можно вернуться к последующей работе с клиентами, включая настройку повторной записи в DIKIDI после визита. Сначала проверьте, что завершённый визит отражён верно, иначе дальнейшие действия будут опираться на ошибочный статус.

Сам шаблон, порядок сверки и распределение ролей полезно включить в настройку CRM под ключ и обучение персонала. Аналитику и финансовый учёт тоже стоит проверять на таком сценарии: как администратор отражает визит из ручного журнала и где затем сверяет расчёт. Результат этой работы можно проверить учебным переносом записи без реального сбоя.

Какие ошибки мешают вернуться к обычной работе?

• Каждый мастер ведёт собственный список. Исправление: передавать все изменения одному администратору, который обновляет общий журнал.
• Копию расписания считают актуальной без сверки. Исправление: отмечать момент её подготовки и отдельно проверять более поздние изменения.
• Проверяют только занятость мастера. Исправление: рядом с визитом указывать нужный кабинет или оборудование.
• После восстановления переносят все строки подряд. Исправление: сначала искать соответствующий визит в DIKIDI и проверять его статус.
• План существует только в инструкции. Исправление: дать смене учебную заявку и проверить, кто подтвердит время и внесёт её обратно в CRM.

Сейчас выделите одну минуту: впишите в шаблон резервного журнала имя сотрудника, который будет подтверждать записи при недоступности DIKIDI.