Как салону красоты вести учёт подарочных сертификатов в DIKIDI

Подарочный сертификат — это деньги, которые салон получил сегодня, а услугу окажет позже. Если такой продажи нет в журнале, администратор не увидит, что клиент пришёл «оплаченным», мастер посчитает визит обычной услугой, а касса в конце месяца не сойдётся. В DIKIDI продажа и погашение проходят внутри системы: покупка остаётся в истории клиента, визит закрывается со списанием сертификата, а остаток по непогашенным видно отдельно. Ниже — как настроить это за один вечер и что потом проверять каждую неделю.

Почему сертификат ломает обычный учёт в салоне

Обычная услуга проходит в один момент: клиент сел в кресло, мастер поработал, администратор закрыл визит. С сертификатом так не выходит. Между оплатой и визитом проходят недели, иногда месяцы. Всё это время деньги уже на счёте или в кассе, а услуга ещё не оказана.

Дальше начинаются мелочи, из которых растут расхождения. Сертификат подарили, и приходит не тот человек, чьё имя администратор вписал в тетрадь. Часть суммы потратили на стрижку, остаток хотят добить окрашиванием. Срок действия закончился, а клиент уверен, что он ещё есть. Каждый такой случай приходится разбирать вручную, если данных нет в системе.

Если записывать всех клиентов в один журнал — в DIKIDI это раздел «Записи» — накладки исключены: система видит занятое время мастера и не даст поставить два визита на один слот (База знаний DIKIDI). Сертификаты подчиняются тому же правилу. И продажа, и погашение проходят через одну карточку клиента, а не через отдельный список в блокноте администратора.

Как настроить продажу сертификатов в DIKIDI

Начните с решения, что именно вы продаёте. Ходовых вариантов два: сертификат на фиксированную сумму и сертификат на конкретную услугу. Первый проще дарить, второй удобнее считать, когда прайс меняется.

1. Заведите сертификат отдельной позицией в продажах. Например, «Подарочный сертификат 100 BYN» или «Сертификат на стрижку и укладку».
2. Укажите срок действия. Он должен совпадать с тем, что напечатано на бланке или в письме клиенту, иначе администратор будет каждый раз гадать, принимать сертификат или нет.
3. Опишите условия в карточке: на какие услуги распространяется, можно ли доплатить разницу, что делать при утере.
4. Назначьте ответственного. Обычно это администратор: он оформляет продажу, фиксирует номер сертификата и объясняет правила клиенту.

Если сертификат продаётся как подарок и клиент платит заранее, посмотрите, как устроена предоплата в DIKIDI для салона красоты. Механика похожа: деньги приходят до визита, услуга закрывается позже. Для салона из двух-трёх мастеров хватает и короткого разбора продажи и учёта подарочных сертификатов в DIKIDI — там та же логика на минимальных настройках.

Отдельная деталь, которую недооценивают: в профиле проекта можно хранить документы, и это повышает доверие клиентов (База знаний DIKIDI). Для сертификатов это работает напрямую. Человеку спокойнее заплатить вперёд, когда он видит понятные правила и реквизиты салона, а не переписку в мессенджере.

Как гасить сертификат, когда клиент пришёл

Погашение чаще всего и путает учёт. Администратор закрывает обычный визит и списывает с него оплату сертификатом. Заводить отдельную услугу «по сертификату» не нужно: тогда ломается и запись к мастеру, и расчёт зарплаты.

1. Найдите клиента в базе. Если сертификат покупал не он, привяжите сертификат к его карточке при первом визите.
2. Запишите клиента к мастеру обычным способом. Система предложит слоты с учётом длительности услуги и занятости специалиста (База знаний DIKIDI).
3. После визита закройте запись и укажите способ оплаты — сертификатом. Остаток по нему система пересчитает сама.
4. Проверьте карточку: дата продажи, дата погашения, какие именно услуги взяли. Это тот минимум, который потом не даст спорить на кассе.

Когда сертификат частичный, администратор называет остаток вслух перед началом работы мастера. Клиент видит, что учёт ведут, и не удивляется итоговой сумме. Заодно это отсекает попытки «добить» остаток чужого сертификата — такое случается, когда подарочную карту передаривают третьему человеку.

Чем отличаются способы учёта

Переезжать с тетради на систему можно постепенно: новые сертификаты заводите в DIKIDI, старые дожимаете по бумаге и закрываете вручную. Полгода такого перехода обычно хватает, чтобы журнал перестал быть нужен.

Как не запутаться между сертификатами и бонусами

Сертификат и бонусная карта — разные инструменты. Сертификат закрывает конкретную сумму или услугу, бонусы начисляют за визиты и списывают частями. Если в салоне работают оба механизма, администратору нужен один порядок: сначала гасим сертификат, потом предлагаем бонусы. Иначе клиент уходит с ощущением, что его обсчитали.

Начисление и списание баллов разобрано отдельно — лояльность в DIKIDI без потери баллов. Там же сверьте акции с сертификатами: скидка на услугу и оплата подарочной картой в одном чеке дают спор на кассе, потому что клиент считает выгоду дважды.

Типичные ошибки

• Сертификат продали и записали в тетрадь, а в DIKIDI не завели. Через месяц никто не помнит, сколько обязательств висит на салоне.
• Визит закрыли как обычную оплату, а сертификат собирались погасить «потом». Остаток растёт, касса не сходится.
• Один сертификат на две услуги оформили как два отдельных. Клиент платит дважды или требует вернуть деньги.
• Срок действия не указали в карточке, администратор принимает просроченный сертификат, а разбираться приходится владельцу.
• Карточки сотрудников заполнены наполовину. В DIKIDI Business у мастера можно указать должность, описание, фото и отметку «Онлайн» (5 шагов для начала работы в DIKIDI Business). Клиент выбирает специалиста вслепую и реже берёт сертификат на конкретного мастера.
• Продажи сертификатов не сверяют с расписанием. Мастер узнаёт о подарочном визите в день записи, хотя слот заняли неделю назад.