Как салону красоты в Беларуси настроить предоплату в DIKIDI

Предоплата в салоне нужна для одной вещи: чтобы окно в расписании не пустовало. Настроить её в DIKIDI можно за вечер, если заранее выбрать схему — полную оплату, депозит или предоплату только для части услуг. Дальше разберу, какие способы сбора денег работают в Беларуси, как связать их с онлайн-записью и что учесть в финансовом учёте, чтобы касса сходилась, а мастер получил свою зарплату вовремя. Всё без сложных терминов, на уровне администратора и владельца.

Зачем брать предоплату, если запись уже идёт онлайн?

Онлайн-запись закрывает вопрос с расписанием, но не с неявками. Клиент занимает субботнее окно, мастер держит время, а человек не приходит — и это время уже не продать. В барбершопе или ногтевом сервисе потери заметны быстро: стрижка повторяется раз в три-четыре недели, борода — раз в одну-две недели (гайд по продвижению барбершопа, Cropas). Каждый пропуск выбивает из этой частоты.

Предоплата меняет поведение. Человек, который уже заплатил, реже отменяет за час до визита и реже просто не появляется. Для длинных услуг это важнее: окрашивание или наращивание занимает несколько часов, пустое окно стоит дороже стрижки, а мастер всё это время мог работать с другим клиентом.

Какие схемы предоплаты выбирают салоны

Единого стандарта нет. Выбор зависит от среднего чека, доли новых клиентов и от того, насколько просто вернуть деньги, если визит сорвался. На практике берут одну из четырёх схем или комбинируют их.

Начинать стоит с одной схемы. Полная предоплата для всего прайса снижает число записей: человек, который выбирает салон впервые, не готов платить вперёд за незнакомую услугу. Депозит на длинные процедуры и полная оплата там, где мастер закупает расходники заранее, работают спокойнее.

Если салон уже ведёт бонусную программу, схему стоит связать с баллами, чтобы клиент видел выгоду от повторных визитов. Механика описана в разборе про то, как подключить лояльность в DIKIDI и не потерять баллы. Новому клиенту проще оставить депозит мастеру, которого он видит на сайте вместе с отзывами: об этом подробнее в материале про карточки мастеров и отзывы в DIKIDI.

Как настроить предоплату в DIKIDI: пошаговый порядок

DIKIDI — облачная платформа для онлайн-записи: клиент бронирует время сам, а салон видит расписание, историю визитов и оплаты в одном окне (справка DIKIDI). Настройка предоплаты — это несколько решений владельца и небольшая работа в интерфейсе.

1. Проверьте услуги и их длительность. В журнале записи поддерживаются интервалы 5, 10, 15 и 30 минут, этого хватает, чтобы отдельно поставить короткую стрижку и многочасовое окрашивание (обзор DIKIDI, Lakki CRM).
2. Отметьте услуги, которые идут с предоплатой, и те, что остаются без неё. Так администратор не запутается при разговоре по телефону.
3. Настройте напоминание клиенту со ссылкой на оплату. Отправлять его удобно через SMS или Viber — пошагово это разобрано в статье про то, как настроить напоминания о записи через SMS и Viber.
4. Решите, кто подтверждает поступление денег, пока автоматика не отлажена. Отметку в карточке ставит администратор после сверки с выпиской.
5. Запишите правила переноса и возврата. Их придётся объяснять и администратору, и клиенту, а устные договорённости забываются вместе с отпуском сотрудника.

Как связать DIKIDI с платёжными системами и ЕРИП

Одного переключателя «включить все платежи» не существует. DIKIDI держит запись и учёт, а деньги проходят через банк или платёжный сервис. Поэтому салоны используют два-три канала сразу.

• Ссылка на оплату — её отправляют в подтверждении записи или в напоминании. Клиент платит картой и возвращается к своим делам.
• ЕРИП — клиент платит из интернет-банкинга или через инфокиоск, салон сверяет поступление по выписке и отмечает его в системе.
• Эквайринг — банковский или через платёжный сервис вроде bePaid, если нужен приём карт на ресепшене и в онлайне.
• Оплата на месте — терминалом или наличными, когда клиент вносит только остаток после депозита.

Каждый платёж должен попадать в карточку гостя. Она хранит историю услуг, чеки и теги: новый, постоянный, «спящий» (обзор DIKIDI, Lakki CRM). Без этой привычки сверка превращается в поиск переводов в переписке, а отчёт по выручке перестаёт совпадать с реальностью.

Что делать с возвратами и переносами

Возврат депозита — частая причина спора на ресепшене. Решите заранее: возвращаете деньги при отмене за сутки, за несколько часов или не возвращаете, а переносите на другой визит. Держите правила в одном месте и повторяйте их в подтверждающем сообщении. Тогда администратор не придумывает ответ на ходу, а клиент видит одинаковые условия и в записи, и в разговоре.

Как предоплата отражается в финансах и зарплате

Финансовый учёт и расчёт зарплат в DIKIDI доступны начиная с тарифа от 450 руб. в месяц, складской учёт — только на полном тарифе (обзор DIKIDI, Lakki CRM). Перед покупкой сверьте актуальные условия в базе знаний сервиса: состав функций и цены меняются.

Дальше договоритесь, от чего считается процент мастера — от суммы оказанной услуги или от фактически поступивших денег. Первый вариант понятнее мастеру, второй точнее для кассы. Выберите один и объясните команде, иначе в конце месяца найдётся расхождение. Часть салонов отдаёт настройку, финансовую аналитику и обучение администратора специалистам: тарифы, отчёты и права доступа собирают за один раз, без долгих проб в интерфейсе.

Типичные ошибки

• Вводить предоплату для всех услуг сразу и терять записи от новых клиентов.
• Не описать условия возврата — администратор придумывает их на ходу.
• Хранить подтверждение оплаты только в переписке мессенджера.
• Не ставить теги и не заполнять карточку гостя, из-за чего постоянных клиентов потом не найти.
• Смешивать кассу салона и личные деньги владельца.
• Запускать автоматизацию, не обучив администратора: половина функций остаётся неиспользованной.