Как спланировать запись в DIKIDI на новогодние праздники?

Начните с графика мастеров: согласуйте смены, проверьте длительность услуг и только после этого открывайте праздничную запись в DIKIDI. Затем сравните расписание, которое видит клиент, с рабочим планом салона и сообщите об изменениях в привычных каналах. Ниже разберём, как подготовить запись на новогодние праздники, распределить ответственность между сотрудниками и проверить доступное время до публикации объявления. Такой порядок подойдёт небольшой студии и салону с несколькими направлениями услуг.

Как согласовать праздничные смены мастеров?

Сначала определите, какие услуги салон будет оказывать в праздничный период. Открытая дверь ещё не означает, что клиенту доступно любое направление: парикмахер может работать, а мастер маникюра отдыхать. Поэтому планируйте доступность по мастерам и услугам, а общие часы работы салона определяйте на основе этого плана.

Соберите пожелания сотрудников до открытия записи. Если сначала принять клиентов, а затем обсуждать выходные, администратору придётся предлагать переносы. Зафиксируйте договорённости в одном рабочем документе:

• день и время смены каждого мастера;
• услуги, которые он принимает в эту смену;
• перерывы и время на подготовку рабочего места;
• сотрудника, который открывает салон и завершает рабочий день;
• ответственного за вопросы клиентов в дни без администратора.

Проверьте последнее возможное начало каждой услуги. Если процедура длится дольше оставшегося времени смены, свободное окно не подходит для такой записи. Учтите также уборку рабочего места: окончание процедуры и окончание рабочего дня могут не совпадать.

Общий порядок подготовки праздничного расписания для малого бизнеса разобран в статье на godedinstva.by. Для салона к этому плану нужно добавить длительность процедур и доступность конкретных мастеров.

Как перенести праздничный график в DIKIDI?

Используйте электронный журнал как основное место для рабочих записей. DIKIDI поддерживает электронный журнал, онлайн-запись и управление сотрудниками, доходами и расходами (источник: DIKIDI Business). Праздничное расписание при этом всё равно требует проверки: часы салона, смены мастеров и время для конкретной услуги должны согласовываться между собой.

1. Сверьте существующие записи с согласованными сменами мастеров.
2. Внесите праздничные изменения в рабочее расписание.
3. Проверьте длительность услуг и перерывы между процедурами.
4. Посмотрите доступность записи со стороны клиента.
5. Откройте праздничные даты для записи после проверки.

Названия разделов и доступные настройки проверяйте в своей версии DIKIDI. Ориентир здесь практический: клиент должен видеть время, когда мастер действительно работает и успевает завершить выбранную услугу. Если нужное ограничение не получается настроить, выясните причину до публикации праздничного графика.

Отдельно проверьте уже существующие визиты. Сначала договоритесь с клиентом о новом времени, если перенос необходим, затем исправьте запись. Не рассчитывайте, что изменение смены само по себе решит вопрос с человеком, который уже запланировал посещение.

Для проверки выберите длинную процедуру и посмотрите, какое время доступно перед завершением смены. Затем проверьте выходной мастера. Если расписание показывает неподходящее время, вернитесь к настройкам услуги и рабочего графика.

Когда несколько администраторов по-разному ведут журнал, полезно начать с настройки CRM под рабочие правила салона. На DKD.BY настройка DIKIDI и обучение персонала связаны именно с такими задачами: сотрудники должны одинаково понимать, куда вносить смены и как проверять запись.

Как сообщить клиентам о праздничной записи?

Публикуйте объявление после проверки расписания. Иначе клиент прочитает, что салон работает, откроет запись и не найдёт времени у нужного мастера. В сообщении укажите период действия графика, доступные услуги и порядок связи в закрытые дни.

Текст можно собрать по шаблону: «В новогодние праздники работаем по отдельному расписанию. Дни работы и свободное время у каждого мастера смотрите в онлайн-записи. Если не нашли подходящего времени, оставьте обращение через наш обычный канал связи. Ответим в ближайший рабочий день». Замените общие формулировки точными сведениями своего салона, а обещание ответа сверьте с графиком администратора.

Если клиентам нужно знать часы работы без перехода в запись, перечислите их в объявлении по дням. Не заставляйте человека искать ответ в переписке. Для дней, когда работает только часть мастеров, добавьте доступные направления услуг.

Проверьте места, откуда люди приходят к записи: страницу салона, карточки мастеров и публикации с прежним расписанием. Материал о том, как карточки мастеров в DIKIDI помогают клиентам найти салон, пригодится для проверки этого пути. Клиенту нужно попасть к актуальной информации независимо от того, начал ли он поиск с названия салона или с имени мастера.

Для карточек организации в поиске и других точек входа используйте отдельную проверку актуальности. Этому посвящён материал о том, как салону работать с локальной выдачей и карточками мастеров. Во время праздников особое внимание уделите часам работы и переходу к записи.

Как передавать изменения между администраторами?

Назначьте сотрудника, который подтверждает изменения праздничного графика. Мастер сообщает ему о необходимости переноса, администратор проверяет записи и связывается с клиентами. После согласования ответственный обновляет рабочее расписание. Так просьба в общем чате не подменяет изменение в журнале.

При передаче смены оставляйте следующему администратору конкретную задачу. Вместо «разобраться с переносом» запишите, какой визит требует решения, какие варианты уже предложили и когда ждёте ответ. Саму запись ведите в основном журнале, чтобы параллельный список не превратился во второе расписание.

Перед закрытым днём проверьте незавершённые обращения. Если сотрудник обещал подобрать время, назначьте того, кто вернётся к этому вопросу. Когда отвечать некому, заранее сообщите клиенту, в какой рабочий день продолжится общение.

После праздников сравните план с фактической загрузкой: какие смены заполнились, где остались свободные окна и какие процедуры пришлось переносить. Если салон ведёт доходы и расходы в DIKIDI, рассматривайте их вместе с загрузкой мастеров. Полная запись сама по себе ещё не показывает финансовый результат смены.

Типичные ошибки при подготовке праздничного графика

• Открыть запись до согласования смен. Сначала подтвердите доступность мастеров, затем публикуйте свободное время.
• Оставить обычную длительность услуги, хотя праздничный состав процедуры отличается. Проверьте, сколько времени мастер заложил на работу.
• Сообщить только часы салона. Уточните, какие услуги доступны в эти часы.
• Договориться о переносе в переписке и забыть исправить журнал. После подтверждения сразу обновите запись.
• Сохранить праздничное объявление после возвращения к обычному режиму. Назначьте сотрудника, который заменит его актуальным расписанием.

Начните с проверки одного мастера: откройте его ближайший праздничный день в DIKIDI и сравните время смены с согласованным графиком. На такую сверку заложите две минуты.