Как посчитать неявки по мастерам и времени записи в DIKIDI?

Чтобы понять, у какого мастера и в какие часы клиенты чаще пропускают визиты, возьмите записи за один период и отдельно посчитайте неявки и все визиты, которые должны были состояться. Затем сгруппируйте записи по мастеру и времени начала. Так вы получите долю неявок для каждой группы и сможете сравнить расписание без догадок. Ниже — порядок подсчёта, правила для переносов и отмен, а также способ проверить результат перед изменением графика.

Какие записи считать неявками?

Для начала договоритесь внутри салона о простом правиле: неявка — клиент не пришёл к назначенному времени и не предупредил об отмене до начала визита. Если клиент заранее отменил запись, учитывайте её отдельно. Если он перенёс визит, оценивайте итоговую запись по новому времени. Иначе один перенос попадёт в подсчёт дважды.

DIKIDI помогает вести электронный журнал записи, клиентскую базу и напоминания (DIKIDI Business). Но прежде чем считать неявки, проверьте, как администраторы отмечают исход визита именно в вашем журнале. Если отдельной отметки для неявки нет или её используют по-разному, согласуйте единый способ отмечать такие случаи. При этом не смешивайте в одной отметке неявку и отмену: потом их будет трудно разделить.

Возьмите завершившийся период, за который администраторы уже проверили исходы записей. По каждой записи понадобятся дата, время начала, мастер и итог визита. Если для вашего способа ведения журнала доступна выгрузка подходящих данных, используйте её. Если нет, перенесите записи в рабочую таблицу вручную. Сначала проверьте несколько записей в журнале, чтобы убедиться, что время и мастер в таблице совпадают с итоговым расписанием.

Как посчитать долю неявок для каждого мастера?

Для каждого мастера посчитайте две величины: сколько его визитов состоялось и сколько клиентов не пришло. Сложите эти величины — получите число визитов, которые должны были состояться по вашему правилу учёта. Затем разделите число неявок на это общее число. Если нужен результат в процентах, умножьте долю на сто.

Допустим, вы сравниваете мастеров с разным количеством записей. Число пропущенных визитов само по себе введёт в заблуждение: у мастера с плотным графиком их может быть больше при меньшей доле неявок. Поэтому рядом с долей всегда оставляйте число визитов, на котором она основана. Когда записей мало, один пропуск заметно меняет результат.

Если клиент перешёл от одного мастера к другому, относите визит к тому, у кого он стоял в итоговом расписании. Отмены до начала визита вынесите в отдельный подсчёт. А если салон хочет разбирать ещё и поздние отмены, заранее задайте для них своё правило и отдельную отметку.

Как найти часы, в которые клиенты не приходят?

Добавьте к каждой записи группу по времени начала визита: например, утро, день или вечер. Границы групп салон выбирает под свой график и сохраняет одинаковыми на весь период. Для каждой группы повторите подсчёт: неявки разделите на число визитов, которые должны были состояться. Так вы увидите, где доля пропусков выше.

После общего подсчёта посмотрите те же группы отдельно по мастерам. Это поможет различить две ситуации: в определённое время клиенты пропускают визиты у разных мастеров или заметная доля связана с расписанием одного человека. Сверьте также дни недели и услуги, если они заметно различаются между группами. Иначе разницу легко приписать часу записи, хотя состав визитов был другим.

Не меняйте график по одной заполненной ячейке таблицы. Сначала откройте записи, из которых сложился результат: верно ли отмечен исход, не попал ли туда перенос и достаточно ли визитов для сравнения. Для проверки возьмите ещё один завершившийся период по тем же правилам. Если картина повторяется, обсуждайте конкретное время и мастера, а не весь график салона.

Что делать после подсчёта?

Начните с действия, которое соответствует найденной причине. Если администратор часто оставляет исходы визитов пустыми, сначала наладьте отметки в журнале. Если пропуски сосредоточены в определённой группе записей, проверьте, как клиенты получают напоминания и насколько понятно им время визита. Практические варианты собраны в материале о том, как сократить неявки клиентов с помощью DIKIDI.

Если салон рассматривает предоплату, сначала определите, для каких услуг и записей она нужна, а затем объясните клиенту условия до подтверждения визита. Разобрать этот сценарий отдельно поможет материал о предоплате за запись в DIKIDI. Настройку отметок, отчёта и обучение администраторов удобно вести как одну задачу: тогда сотрудники считают неявки по одним правилам, а руководитель получает сравнимые данные.

Типичные ошибки при подсчёте неявок

• Считать перенос неявкой, а новый визит — ещё одной записью. Для подсчёта исхода оставьте итоговый визит, переносы разбирайте отдельно.
• Объединять отмены и неявки. Разделите их до расчёта доли, чтобы видеть, что именно происходит с расписанием.
• Сравнивать мастеров только по числу пропусков. Показывайте рядом число визитов, которые должны были состояться, и долю неявок.
• Группировать записи по часу, когда клиент написал, вместо времени начала визита. Для анализа расписания берите время, на которое клиент был записан.
• Менять смены по результату короткого периода без проверки записей. Сначала сверьте исходы в журнале, затем повторите подсчёт за следующий завершившийся период.

Откройте журнал DIKIDI и проверьте исход одной прошедшей записи: по её отметке должно быть понятно, состоялся визит, был отменён или клиент не пришёл. Если это неясно, начните с единого правила для администраторов — без него подсчёт по мастерам и часам даст неверную картину.