Для двух филиалов в DIKIDI нужна единая логика работы: общая клиентская база, отдельные расписания, понятные права сотрудников и единые правила записи. Тогда администратор видит историю клиента, но записывает его именно в нужную точку, а руководитель сравнивает загрузку филиалов в одной системе. В статье разберём, как подготовить структуру, перенести процессы из одного зала во второй и проверить настройки до открытия записи.
Как понять, нужна ли салону общая база клиентов?
Если один человек посещает оба филиала, отдельные базы быстро создают дубли. В одной точке клиент записан под номером телефона, в другой администратор заносит его заново. История процедур распадается, а сотрудники не видят предыдущие визиты и комментарии.
Для сети из двух точек практичнее использовать одну клиентскую базу. В карточке клиента сохраняется общая история посещений, а каждая запись привязана к конкретному филиалу, специалисту и услуге. Администратор второй точки понимает, когда человек был в салоне, какую услугу выбирал и к какому мастеру записывался раньше.
Перед настройкой договоритесь о едином формате поиска клиента. Например, администратор сначала проверяет номер телефона, затем имя и фамилию. Если система нашла существующую карточку, новую создавать не нужно. Отдельно согласуйте написание имён мастеров, названий услуг и комментариев, чтобы в отчётах не появились дубли вроде «маникюр», «Маникюр» и «маникюр гель-лак» для одной и той же услуги.
Общая база особенно полезна для услуг с регулярными повторными визитами. В материалах о продвижении салонов красоты повторная запись описывается как важная особенность ниши: клиенты возвращаются примерно каждые 3–6 недель. Для барбершопов интервал обычно короче: стрижка нужна примерно раз в 3–4 недели, а оформление бороды — раз в 1–2 недели (IBZ Source). Поэтому историю визитов лучше сохранять в одной карточке, даже если клиент меняет филиал.
Как разделить филиалы и расписания в DIKIDI?
Общая база не означает общее расписание. У каждой точки должны быть собственные рабочие часы, адрес, кабинеты или рабочие места, сотрудники и доступное оборудование. Иначе онлайн-запись покажет клиенту свободное время там, куда мастер фактически не приезжает.
Настройте филиалы по одному шаблону и затем проверьте различия. Для каждой точки зафиксируйте:
- название филиала, которое одинаково выглядит в календаре и при записи;
- адрес и контактные данные администратора;
- рабочие часы салона;
- список сотрудников, которые принимают в этой точке;
- услуги, доступные в филиале;
- продолжительность услуг и интервалы между записями;
- кабинеты, кресла или другое ограниченное оборудование.
Сначала внесите базовые услуги. Затем назначьте им длительность, стоимость в BYN и специалистов, которые могут их выполнять. Если цена или продолжительность услуги отличаются по филиалам, это нужно отразить в настройках, а не объяснять администратору устно. Иначе клиент увидит одно условие онлайн, а на месте получит другое.
В DIKIDI онлайн-запись подключается после заполнения каталога услуг и открытия услуг для записи в настройках (База знаний DIKIDI). Поэтому тестировать форму до подготовки каталога бессмысленно: часть услуг просто не появится для клиента. После публикации сделайте пробную запись из каждого филиала, выбрав разные услуги и специалистов.
| Что сравнить | Общая настройка | Отдельно по филиалам |
|---|---|---|
| Клиентская база | Одна база и единая карточка клиента | Не создавать отдельные копии клиентов |
| Услуги | Единый справочник названий | Доступность, цена и длительность |
| Сотрудники | Единый профиль специалиста | Филиал и рабочие часы |
| Расписание | Общие правила записи | Свободные интервалы каждой точки |
| Отчёты | Общий формат показателей | Фильтр по филиалу |
Как переводить клиента из одного филиала в другой?
Перевод начинается с поиска существующей карточки клиента. Администратор выбирает нужного человека, открывает его историю и создаёт новую запись в другом филиале. В новой записи указывают точку, услугу, специалиста и время. История прошлых визитов при этом остаётся в карточке клиента, а новая запись появляется в расписании выбранного филиала.
Если клиент просит перенести уже созданную запись, сначала проверьте правила бронирования. В DIKIDI доступны ограничения на перенос и отмену записи через раздел «Правила бронирования» (База знаний DIKIDI). Это помогает заранее определить, кто меняет запись, за какой срок и как администратор фиксирует причину переноса.
У филиалов могут отличаться специалисты и услуги. Если нужного мастера нет во второй точке, администратор не должен просто менять адрес в комментарии. Лучше создать новую запись с реальным специалистом и филиалом, а старую отменить или перенести по принятому в салоне сценарию. В календаре тогда сохраняется корректная информация о загрузке каждой точки.
Для клиента полезно сформулировать короткое правило: «Ваша история общая для двух филиалов, а запись создаётся отдельно по адресу». Так администратор не тратит время на повторный сбор данных и сразу уточняет, куда человеку удобнее приехать. Если клиент часто меняет точки, добавьте это наблюдение в карточку, но не превращайте комментарии в свободный текст без структуры.
Какие права доступа дать администраторам и мастерам?
Сотруднику нужен доступ к тем данным, которые он использует в работе. Администратор филиала должен видеть своё расписание, клиентов и услуги своей точки. Руководителю нужен общий обзор, включая сравнение филиалов. Мастеру достаточно информации о собственных записях и клиентах, которых он принимает, если такая схема соответствует внутренним правилам салона.
В DIKIDI Business предусмотрена настройка уровней доступа для сотрудников (обзор DIKIDI Business на Startpack). До запуска второго филиала составьте простую матрицу ролей:
| Роль | Что нужно видеть | Что проверить перед запуском |
|---|---|---|
| Руководитель | Оба филиала, отчёты, сотрудники и услуги | Фильтры по филиалам работают корректно |
| Администратор точки | Клиенты и расписание своего филиала | Он не создаёт дубли и видит нужные услуги |
| Мастер | Своё расписание и данные записанных клиентов | Нет доступа к лишним настройкам |
| Бухгалтер или управляющий | Финансовые данные и отчёты по согласованному уровню | Доходы относятся к правильному филиалу |
Права лучше проверять не из учётной записи владельца, а через тестовые профили. Создайте сценарий для каждого сотрудника: найти клиента, открыть историю, перенести запись, посмотреть расписание другой точки и изменить услугу. Там, где действие не соответствует роли, настройку нужно исправить до начала работы.
Как контролировать финансы и загрузку двух филиалов?
Общая CRM даёт руководителю одну картину по клиентам, но управленческие показатели нужно разделять по точкам. Иначе вы увидите общий оборот и не поймёте, какой филиал заполняет расписание, где чаще отменяют записи и какие услуги формируют выручку.
Минимальный набор показателей для еженедельной проверки:
- количество записей по каждому филиалу;
- загрузка мастеров по рабочим часам;
- выручка по услугам и точкам;
- число новых и повторных клиентов;
- отмены и переносы;
- записи, созданные онлайн и администратором.
Смотрите на один и тот же период и одинаковые категории услуг. Если в одном филиале маникюр занесён одной услугой, а в другом разбит на несколько вариантов без понятного правила, сравнение будет искажено. Для анализа работы мастеров можно использовать отдельный подход без Excel: как измерить эффективность мастеров в DIKIDI. А прогноз свободных окон помогает строить материал о загрузке салона в DIKIDI: как прогнозировать загрузку салона в DIKIDI.
Финансовый отчёт проверяйте вместе с расписанием. Если оплата проведена по одной точке, а запись создана в другой, показатель филиала окажется неверным. Назначьте одного ответственного за ежедневную проверку таких расхождений и закрепите время проверки в рабочем графике администратора.
Типичные ошибки при запуске второго филиала
- Создают новую карточку клиента вместо поиска общей базы. История визитов распадается на несколько профилей.
- Копируют услуги без проверки длительности и цены. Онлайн-календарь начинает показывать неправильные интервалы.
- Оставляют общий график сотрудников, хотя мастер принимает только в одной точке.
- Дают администраторам полный доступ владельца, поэтому настройки филиалов меняются случайно.
- Публикуют онлайн-запись до тестового бронирования с разных ролей.
- Сравнивают филиалы по общей выручке, не разделяя услуги, сотрудников и отмены.
Настройка двух филиалов в DIKIDI начинается с карты процессов: одна клиентская база, отдельные расписания, единый справочник услуг и понятные роли. После этого проверьте перенос записи, тестовую онлайн-запись и отчёты по каждой точке. Если структура уже запуталась, её можно разобрать поэтапно: настройка CRM под ключ помогает привести филиалы, услуги, права и отчётность к одной рабочей схеме, а обучение персонала закрепляет правила в ежедневной работе.
